Kokouksen kutsuminen koolle

Voit suunnitella kokouksia Microsoft Office Outlook Web Access -ohjelman avulla lähettämällä kokouspyyntöjä. Kokoukset ovat tapaamisia, joihin pyydät muita käyttäjiä osallistumaan.

1. Valitse Kalenteri-kansion työkaluriviltä Uusi.
2. Kirjoita Pakollinen- ja Valinnainen-kenttiin niiden henkilöiden nimet, joiden haluat saavan kokouspyynnön.
3. Voit määrittää kokoushuoneen tai laitteen, jota haluat käyttää kokouksen aikana täyttämällä Resurssit-kentän.

Vihje  Voit lisätä nimet ja resurssit kokouspyyntöön valitsemalla Pakollinen, Valinnainen tai Resurssit. Näyttöön tulee Valitse nimet -valintaikkuna, jonka avulla voit valita vastaanottajien nimet yrityksen osoiteluettelosta tai omista yhteystiedoistasi. Henkilöiden ja resurssien tietojen paikantamisen jälkeen voit lisätä nimet kokouspyyntöön valitsemalla kunkin nimen ja valitsemalla sitten Lisää vastaanottaja kohteeseen -kohdan vierestä Pakollinen, Valinnainen tai Resurssit.

4. Voit tarkistaa haluamiesi osanottajien aikataulun valitsemalla työkaluriviltä Käytettävissä. Voit tällä tavoin varmistaa, että suunnittelemasi kokousaika sopii kaikille osanottajille.
5. Vastauspyyntö -valintaruutu on oletusarvon mukaan valittuna. Jos et halua kokouspyynnön vastaanottajien vastaavan pyyntöösi, poista valintaruudun valinta.
6. Kirjoita Aihe-kenttään kokouksen aihe.
7. Kirjoita Sijainti-kenttään kokouspaikan nimi.
8. Valitse Alkamisaika- ja Päättymisaika-luetteloista haluamasi päivämäärät ja kellonajat.
9. Jos kokous on tarkoitus pitää säännöllisin väliajoin, valitse työkaluriviltä Toistuva tapahtuma.
10. Valitse kokoukselle sopiva luonnehdinta Näytä aika muodossa -luettelosta ja lisää se aikatauluun. Tarkastellessaan aikatauluasi ja muiden osanottajien aikatauluja muut näkevät luonnehdinnan (Varattu, Alustava, Vapaa tai Poissa).
11. Kirjoita viestin tekstiosaan viesti, jonka haluat lähettää osana kokouspyyntöä ja valitse sitten Lähetä.

Kaikille kokoukseen kutsutuille lähetetään kokouspyyntö, ja uusi kokous lisätään aikatauluusi. Kukin kokouspyynnön vastaanottaja voi joko hyväksyä tai hylätä pyynnön.

Taulukossa on lueteltu työkalurivin lisäpainikkeet, joita voit tarvittaessa käyttää.

Painike	Kuvaus
	Voit liittää kokouspyyntöön asiakirjan tai muuta aineistoa. Lisätietoja on kohdassa Tiedoston liittäminen.
	Voit määrittää kokouksen tärkeydeksi suuri, pieni tai normaali.
	Voit välittää kokouspyynnön kenelle tahansa henkilölle, joka ei ole saanut alkuperäistä kutsua.
	Voit määrittää kokouksen toistumisajan.
	Voit selvittää Pakollinen- tai Valinnainen-kenttään kirjoittamasi sähköpostitunnuksen napsauttamalla painiketta. Jos Outlook Web Access ei tunnista vastaanottajaa, näyttöön tulee Tarkista nimet -valintaikkuna.