תכנון פגישות

באפשרותך לתכנן ולתזמן פגישות באמצעות Microsoft Office Outlook Web Access על-ידי שליחת בקשות לפגישה. בקשות לפגישה הן פעילויות שאליהן מוזמנים אנשים אחרים.

גם לאנשים אחרים יש אפשרות להזמין אותך לפגישות שלהם. במקרה כזה, תקבל טופס בקשה לפגישה כדי לקבל או לדחות את הזמנותיהם.

סרגל הכלים של בקשה לפגישה כולל את האפשרויות הבאות:

לחצן	תיאור
	צירוף קובץ או חומר רלוונטי אחר לפעילות.
	הגדרת חשיבות הפעילות כגבוהה.
	הגדרת חשיבות הפעילות כנמוכה.
	העברת בקשה לפגישה לכל מי שלא כללת בהזמנה המקורית.
	קביעת מרווח מופע חוזר עבור הפעילות.
	הזמנת משתתפים אחרים לפעילות, מה שהופך למעשה את הפעילות לבקשה לפגישה.
	זיהוי כינוי דואר אלקטרוני שהקלדת בתיבת הטקסט דרוש או אופציונלי. אם Outlook Web Access אינו מזהה נמען, תיבת הדו-שיח בדוק שמות תיפתח.
	מניעת שליחה של הזמנה לפגישה. עדיין באפשרותך להשתמש בטופס כדי ליצור לעצמך פעילות.

שליחת בקשה לפגישה

1. בלוח השנה, בסרגל הכלים, לחץ על חדש.
2. בסרגל הכלים פעילות, לחץ על הזמן משתתפים.
3. בתיבות הדו-שיח דרוש ואופציונלי, הקלד את שמות האנשים שברצונך כי יקבלו בקשה זו לפגישה. אם יש צורך בכך, הקלד בתיבה משאבים את המלל המתאים כדי לציין חדר ועידות או ציוד מיוחד, כגון מטול שקפים.

   עצות  ניתן גם להוסיף שמות או רשימות תפוצה לבקשה לפגישה על-ידי לחיצה על דרוש או על אופציונלי. פעולה זו פותחת את תיבת הדו-שיח חיפוש שמות, המאפשרת לך לחפש משתמש ברשימת הכתובות הכללית של הארגון או בתיקיית אנשי הקשר שלך (עם זאת, אינך יכול להשתמש בתיבת הדו-שיח חיפוש שמות כדי לחפש רשימות תפוצה בתיקיית אנשי הקשר שלך). באפשרותך גם ללחוץ על משאבים כדי לחפש משאבים בארגון. לאחר איתור משתמש בתיבת הדו-שיח חיפוש שמות, הוסף את שמו לבקשה לפגישה על-ידי בחירה בשם ולאחר מכן לחיצה על דרוש או על אופציונלי בסמוך להוסף נמען ל-.

   כדי להוסיף שם מזוהה בתיבות הכתובת לתיקיית אנשי הקשר שלך, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על השם ולאחר מכן לחץ על הוסף לאנשי קשר.

   כדי למחוק שם מתיבות הכתובת, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על השם ולאחר מכן לחץ על הסר. לחלופין, בחר את השם והקש DELETE.

4. כדי לבדוק את לוח הזמנים של משתתפים אפשריים, לחץ על הכרטיסיה זמינות. פעולה זו תבטיח בחירת מועד בו כולם פנויים להשתתף בפגישה. לקבלת מידע נוסף, ראה בדיקת זמינות המשתתפים.
5. בכרטיסיה פעילות, תיבת הסימון בקש תגובות נבחרת כברירת מחדל. אם אין ברצונך שנמעני הבקשה לפגישה ישלחו לך את תגובותיהם, נקה תיבת סימון זו.
6. בתיבת הטקסט נושא, הקלד את נושא הפגישה.
7. בתיבת הטקסט מיקום, הקלד את המיקום בו מתוכננת הפגישה להתקיים.
8. ברשימות מועד התחלה ומועד סיום, בחר בשעות ובתאריכים המתאימים. אם פגישה זו תתקיים על בסיס קבוע, לחץ על מופע חוזר בסרגל הכלים. לקבלת מידע נוסף, ראה יצירת פריט חוזר.
9. ברשימה הצג זמן כ, בחר באופן בו ברצונך שלוח הזמנים שלך ייראה למשך הפגישה. בחירתך (לא פנוי, פנוי, לא סופי או מחוץ למשרד) היא מה שמשתמשים אחרים יראו כשיציגו את לוח הזמנים שלך ולוחות הזמנים של כל המשתתפים.
10. בחר בתיבת הסימון תזכורת כדי לקבל תזכורת אודות פגישה זו. תזכורת זו תופיע גם אצל כל הנמענים של הבקשה לפגישה (בתנאי שקיימת אפשרות לתזכורות בלוחות השנה שלהם).
11. הקלד הודעה שתלווה את הבקשה לפגישה באזור הטקסט של ההודעה ולאחר מכן לחץ על שלח. בקשה לפגישה נשלחת לכל אחד מהמוזמנים, והפגישה החדשה נוספת ללוח הזמנים שלך. לכל משתתף המקבל את הבקשה לפגישה יש אפשרות לקבל, לדחות, או לקבל זמנית את הבקשה לפגישה.

חזור לראש הדף

שינוי מועד פגישה

1. בתיקיה 'לוח שנה', לחץ פעמיים על הפגישה שאת המועד שלה ברצונך לשנות.
2. בטופס הבקשה לפגישה, בצע את השינויים הנחוצים בתיבות דרוש, אופציונלי, מיקום, מועד התחלה ומועד סיום.
3. אם קיימת התנגשות עם לוח הזמנים של משתתף אחד או יותר, לחץ על הכרטיסיה זמינות כדי להציג את לוח הזמנים של כל משתתף. פעולה זו תסייע לך לחפש מועד נוח יותר.
4. בסרגל הכלים, לחץ על שלח עדכון.

הערה  אם תבטל פגישה, Outlook Web Access יציג בפניך שאלה אם ברצונך להודיע למשתתפים באמצעות הודעת ביטול.

חזור לראש הדף

העברת בקשה לפגישה לנמענים

1. בתיקיה 'לוח שנה', לחץ פעמיים על הפגישה.
2. בטופס הבקשה לפגישה, לחץ על העבר לנמענים .
3. בתיבה אל, הקלד את השם או הכינוי של הנמען ולאחר מכן לחץ על בדוק שמות כדי לזהות את השם. אם לא ידוע לך שם הנמען, לחץ על אל כדי לחפש את האיש בפנקס הכתובות של הארגון או בתיקיית אנשי הקשר שלך.
4. לחץ על שלח.

חזור לראש הדף

Copyright Microsoft Corporation 2003.‎
כל הזכויות שמורות. תנאי שימוש.