Vergaderingen plannen

U kunt vergaderingen plannen en organiseren met Microsoft Office Outlook Web Access door vergaderverzoeken te verzenden. Vergaderverzoeken zijn afspraken waarvoor anderen zijn uitgenodigd.

Anderen kunnen u op hun beurt uitnodigen voor een vergadering. In dat geval ontvangt u een venster met een vergaderverzoek, waarmee u de uitnodiging kunt accepteren of weigeren.

In de werkbalk voor vergaderverzoeken vindt u de volgende opties:

Knop Beschrijving
Bijlage toevoegen Een document of ander relevant materiaal wordt toegevoegd aan de afspraak.
Urgentie: hoog Hiermee wordt de urgentie van de afspraak ingesteld op Hoog.
Urgentie: laag Hiermee wordt de urgentie van de afspraak ingesteld op Laag.
Doorsturen Een verzoek voor een vergadering wordt doorgestuurd aan personen aan wie u de oorspronkelijke uitnodiging niet had verzonden.
Terugkeerpatroon Een interval van het terugkeerpatroon wordt ingesteld voor de afspraak.
Deelnemers uitnodigen Voor een afspraak worden anderen uitgenodigd. Hiermee verandert de afspraak feitelijk in een vergaderverzoek.
Namen controleren Hiermee wordt een e-mailalias omgezet dat u hebt getypt in het tekstveld Vereist of Optioneel. Als een geadresseerde niet door Outlook Web Access wordt herkend, wordt het dialoogvenster Namen controleren geopend.
Uitnodiging annuleren Hiermee voorkomt u dat een uitnodiging voor een vergadering wordt verzonden. U kunt het venster desondanks gebruiken om een afspraak voor uzelf in te stellen.

Een vergaderverzoek verzenden

  1. Klik op Nieuw op de werkbalk van Agenda.
  2. Klik op Deelnemers uitnodigen op de werkbalk Afspraak.
  3. Typ de namen van de personen aan wie u dit vergaderverzoek wilt verzenden in de tekstvelden Vereist en Optioneel. Voer indien nodig gegevens in het veld Voorzieningen in om een vergaderruimte op te geven of speciale apparatuur, zoals een overhead-projector.

    Tips  U kunt tevens namen of distributielijsten toevoegen aan het vergaderverzoek door op Vereist of Optioneel te klikken. Hierdoor wordt het dialoogvenster Namen zoeken geopend, waarmee u een persoon kunt zoeken in de algemene adreslijst van de organisatie of in de map Contactpersonen. (U kunt het dialoogvenster Namen zoeken echter niet gebruiken om te zoeken naar distributielijsten in de map Contactpersonen.) U kunt ook op Voorzieningen klikken om voorzieningen binnen de organisatie te zoeken. Nadat u de persoon in het dialoogvenster Namen zoeken hebt gevonden, voegt u de naam toe aan het vergaderverzoek door de naam te selecteren en vervolgens op Vereist of Optioneel te klikken naast Geadresseerde toevoegen aan.

    Als u een omgezette naam in de adresvelden wilt toevoegen aan de map Contactpersonen, klikt u met de rechtermuisknop op de naam en klikt u vervolgens op Toevoegen aan contactpersonen.

    Klik met de rechtermuisknop op een naam en klik op Verwijderen als u een naam wilt verwijderen uit de adresvelden. Of selecteer de naam en druk op DELETE.

  4. Klik op het tabblad Beschikbaarheid als u het schema van potentiële genodigden wilt controleren. Hierdoor kunt u een tijd kiezen waarop iedereen vrij is om de vergadering te kunnen bijwonen. Zie De beschikbaarheid van aanwezigen controleren voor meer informatie.
  5. Het selectievakje Antwoorden vragen op het tabblad Afspraak is standaard geselecteerd. Als u niet wilt dat de ontvangers van het vergaderverzoek u een antwoord zenden, moet u dit selectievakje uitschakelen.
  6. Typ het onderwerp van de vergadering in het tekstveld Onderwerp.
  7. Typ de locatie waarop u de vergadering wilt beleggen in het tekstvak Locatie.
  8. Selecteer de gewenste datums en tijden in de lijst Begintijd en Eindtijd. Klik op Terugkeerpatroon op de werkbalk als deze vergadering regelmatig zal plaatsvinden. Zie Een terugkerend item maken voor meer informatie.
  9. Selecteer hoe u het schema wilt weergeven tijdens de duur van de vergadering in de lijst Tijd weergeven als. Uw selectie (Bezet, Vrij, Voorlopig of Afwezig) is voor anderen zichtbaar als zij uw schema en het schema van alle genodigden weergeven.
  10. Schakel het selectievakje Herinnering in als u een herinnering wilt ontvangen over deze vergadering. Hiermee worden tevens alle geadresseerden van het vergaderverzoek herinnerd aan de vergadering (mits zij herinneringen hebben ingeschakeld in hun agenda).
  11. Typ een bericht ter begeleiding van het verzoek voor de vergadering in het tekstgebied van het bericht en klik op Verzenden. Elke genodigde ontvangt een vergaderverzoek en de nieuwe vergadering wordt aan uw schema toegevoegd. Elke persoon die het verzoek ontvangt, kan het accepteren, weigeren of voorlopig accepteren.

Terug naar boven

Een vergadering opnieuw organiseren

  1. Dubbelklik op de vergadering die u opnieuw wilt organiseren in Agenda.
  2. Breng de gewenste wijzigingen aan in de velden Vereist, Optioneel, Locatie, Begintijd en Eindtijd in het venster voor het vergaderverzoek.
  3. Als het opnieuw organiseren van de vergadering een conflict oplevert met het schema van een of meer genodigden, klikt u op het tabblad Beschikbaarheid om het schema van alle genodigden weer te geven. Hiermee kunt u een meer geschikte tijd plannen.
  4. Klik op Update verzenden op de werkbalk.

Opmerking  Als u een vergadering annuleert, wordt u door Outlook Web Access gevraagd of u de aanwezigen hiervan via een bericht op de hoogte wilt stellen.

Terug naar boven

Een verzoek voor een vergadering doorsturen

  1. Dubbelklik op de vergadering in Agenda.
  2. Klik op Doorsturen Knopafbeelding in het venster voor het vergaderverzoek.
  3. Typ de naam of de alias van de geadresseerde in het veld Aan en klik vervolgens op Namen controleren Knopafbeelding om de naam om te zetten. Als u de naam van de geadresseerde niet kent, klikt u op Aan, zodat u de persoon kunt zoeken in het adresboek van het bedrijf of in de map Contactpersonen.
  4. Klik op Verzenden.

Terug naar boven

Copyright Microsoft Corporation 2003.
Alle rechten voorbehouden. Gebruiksvoorwaarden.