Een vergadering aanvragen

U kunt vergaderingen plannen met Microsoft Office Outlook Web Access door vergaderverzoeken te verzenden. Vergaderverzoeken zijn afspraken waarvoor andere gebruikers worden uitgenodigd.

1. Klik op de werkbalk van Agenda op Nieuw.
2. Typ de namen van de personen aan wie u dit vergaderverzoek wilt verzenden in de velden Vereist en Optioneel.
3. Vul gegevens in het veld Voorzieningen in als u een vergaderruimte of apparatuur die u wilt gebruiken tijdens de vergadering wilt opgeven.

Tip  U kunt ook namen en voorzieningen toevoegen aan het vergaderverzoek door op Vereist, Optioneel of Voorzieningen te klikken. Hiermee wordt het dialoogvenster Namen zoeken geopend, waarmee u een persoon kunt zoeken in de algemene adreslijst van de organisatie of in uw contactpersonen of een voorziening kunt zoeken in de algemene adreslijst. Nadat u de personen en voorzieningen hebt gevonden, voegt u de namen toe aan het vergaderverzoek door de naam te selecteren en vervolgens op Vereist, Optioneel of Voorzieningen naast Geadresseerde toevoegen aan te klikken.

4. Klik op Beschikbaarheid op de werkbalk om het schema van beoogde genodigden te controleren. Hierdoor kunt u een tijd kiezen waarop iedereen vrij is om de vergadering te kunnen bijwonen.
5. Het selectievakje Antwoorden vragen is standaard ingeschakeld. Als u niet wilt dat de geadresseerden van het vergaderverzoek u een antwoord verzenden, moet u dit selectievakje uitschakelen.
6. Typ het onderwerp van de vergadering in het veld Onderwerp.
7. Typ de locatie waar de vergadering zal plaatsvinden in het veld Locatie.
8. Selecteer de gewenste datums en tijden in de lijst Begintijd en Eindtijd.
9. Als deze vergadering regelmatig zal plaatsvinden, klikt u op Terugkeerpatroon op de werkbalk.
10. Kies hoe u het schema wilt weergeven tijdens de duur van de vergadering in de lijst Tijd weergeven als. Uw selectie (Bezet, Voorlopig, Vrij of Afwezig) is voor anderen zichtbaar als zij uw schema en dat van alle genodigden weergeven.
11. Typ eventueel een bericht ter begeleiding van het vergaderverzoek in de daartoe bestemde ruimte en klik vervolgens op Verzenden.

Aan elke beoogde genodigde wordt een vergaderverzoek verzonden en de nieuwe vergadering wordt aan uw schema toegevoegd. Iedereen die uw vergaderverzoek ontvangt, kan dit accepteren of weigeren.

In de volgende tabel vindt u aanvullende opties die via de werkbalk beschikbaar zijn.

Knop	Beschrijving
	Hiermee wordt een document of ander relevant materiaal bijgevoegd bij het vergaderverzoek. Zie Een bestand bijvoegen voor meer informatie.
	Hiermee wordt de urgentie Hoog, Laag of Normaal toegewezen aan de vergadering.
	Hiermee wordt een vergaderverzoek doorgestuurd aan personen aan wie u de oorspronkelijke uitnodiging niet hebt verzonden.
	Hiermee wordt het interval van het terugkeerpatroon voor de vergadering ingesteld.
	Hiermee wordt een e-mailalias omgezet dat u hebt getypt in het veld Vereist of Optioneel. Als een geadresseerde niet door Outlook Web Access wordt herkend, wordt het dialoogvenster Namen controleren geopend.