Planera möten

Du kan planera och schemalägga möten med Microsoft Office Outlook Web Access genom att skicka mötesförfrågningar. Mötesförfrågningar är avtalade tider som andra personer bjuds in till.

Andra personer kan också bjuda in dig till möten och du får då en mötesförfrågan där du accepterar eller avböjer inbjudan.

På verktygsfältet i mötesförfrågan finns följande alternativ:

Knapp	Beskrivning
	Bifogar ett dokument eller annat relevant material till en avtalad tid.
	Anger den avtalade tidens prioritet till hög.
	Anger den avtalade tidens prioritet till låg.
	Vidarebefordrar en mötesförfrågan till någon som du inte inkluderade i den ursprungliga förfrågan.
	Anger ett intervall för den avtalade tiden.
	Bjuder in andra personer till en avtalad tid vilket ändrar den avtalade tiden till en mötesförfrågan.
	Matchar ett e-postalias som du skriver in i textrutorna Obligatorisk eller Valfri. Om inte Outlook Web Access kan identifiera en mottagare öppnas dialogrutan Kontrollera namn.
	Hindrar att en mötesförfrågan skickas. Du kan fortfarande använda formuläret och skapa en avtalad tid för dig själv.

Skicka en mötesförfrågan

Klicka på Nytt i verktygsfältet i Kalender.
Klicka på Bjud in deltagare i verktygsfältet Avtalad tid.
Skriv in namnen på de personer som ska få mötesförfrågan i textrutorna Obligatorisk och Valfri. Skriv om nödvändigt in aktuell information i rutan Resurser, t ex i vilket konferensrum mötet ska hållas och om deltagarna behöver ta med sig någon särskild utrustning.
Tips! Du kan också lägga till namn och distributionslistor i en mötesförfrågan genom att klicka på Obligatorisk eller Valfri. Detta öppnar dialogrutan Sök efter namn där du kan söka efter en person i organisationens globala adresslista eller i mappen Kontakter. (Men du kan inte använda dialogrutan Sök efter namn när du söker efter distributionslistor i mappen Kontakter.) Du kan även klicka på Resurser och söka efter resurser i organisationen. När du hittar en person i dialogrutan Sök efter namn lägger du till namnet i mötesförfrågan genom att markera namnet och sedan klicka på Obligatorisk eller Valfri bredvid Lägg till mottagare i.

Högerklicka på ett matchat namn i adressrutorna och klicka sedan på Lägg till i Kontakter om du vill lägga till namnet i mappen Kontakter.

Högerklicka på ett namn i adressrutorna som du vill ta bort och klicka sedan på Ta bort. Du kan också markera namnet och trycka på DEL.
Klicka på fliken Tillgänglighet om du vill kontrollera de potentiella deltagarnas scheman. Detta gör det lättare att välja en tid när alla har möjlighet att delta i mötet. Mer information finns i Kontrollera deltagarnas tillgänglighet.
Som standard är kryssrutan Begär svar på fliken Avtalad tid markerad. Om du inte vill att mötesdeltagarna ska skicka svar till dig avmarkerar du kryssrutan.
Skriv in ämnet för mötet i textrutan Ämne.
Skriv in var mötet kommer att äga rum i textrutan Plats.
Välj aktuella datum och tider i listorna Starttid och Sluttid. Klicka på Återkommande i verktygsfältet om mötet kommer att återkomma periodvis. Mer information finns i Skapa ett återkommande objekt.
Välj hur du vill visa ditt schema under mötet i listan Visa tid som. Ditt val (Upptagen, Ledig, Preliminärt eller Frånvarande) är vad andra ser när de kontrollerar ditt och andra deltagares scheman.
Markera kryssrutan Påminnelse om du vill se en påminnelse om mötet. Detta påminner också alla mottagare av mötesförfrågan (om de har aktiverat påminnelser i sina kalendrar).
Skriv in ett meddelande till din mötesförfrågan i meddelandeområdet och klicka sedan på Skicka. En mötesförfrågan skickas till alla inbjudna och det nya mötet läggs till i ditt schema. Varje person som får din mötesförfrågan kan acceptera, avböja eller acceptera preliminärt.

Tillbaka till början

Boka om ett möte

Dubbelklicka på det möte som du vill boka om i Kalender.
Gör önskade ändringar i rutorna Obligatorisk, Valfri, Plats, Starttid och Sluttid i formuläret för mötesförfrågan.
Klicka på fliken Tillgänglighet och visa alla deltagares scheman om en schemaläggningskonflikt har uppstått för en eller flera deltagare, och leta efter en tidpunkt som passar bättre.
Klicka på Skicka uppdaterad i verktygsfältet.

Obs! Om du avbokar ett möte blir du tillfrågad om du vill meddela deltagarna om att mötet har ställts in.

Tillbaka till början

Vidarebefordra en mötesförfrågan

Dubbelklicka på mötet i Kalender.
Klicka på Vidarebefordra i formuläret för mötesförfrågan.
Skriv in mottagarens namn eller alias i rutan Till och klicka på Kontrollera namn om du vill matcha namnet. Om du inte känner till mottagarens namn klickar du på Till och söker efter personen i organisationens adressbok eller i mappen Kontakter.
Klicka på Skicka.

Tillbaka till början